E-Rechnung Pflicht 2027, wer umstellen muss und was das für deine Abläufe heißt

01Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt in zwei Stufen, 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 2028 für alle übrigen. Grundlage ist § 14 Abs. 2 UStG. Er verlangt die E-Rechnung, wenn du an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistest und beide im Inland ansässig sind. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Lag dein Gesamtumsatz 2026 zum Beispiel bei 750.000 Euro, darfst du Leistungen aus 2027 noch auf Papier abrechnen, übermittelt bis Ende 2027. Für Leistungen ab 2028 geht das nicht mehr. Lag er bei 900.000 Euro, gilt die E-Rechnung schon für Leistungen ab Januar 2027.

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist die Summe deiner steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Tauschst du Rechnungen per EDI aus, geht das mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Die Pflicht gilt auch für Gutschriften und für Rechnungen nach § 13b UStG unter inländischen Unternehmen. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 17).

Achte auf den Jahreswechsel. Die Übergangsregeln knüpfen an zwei Daten an, an den Zeitpunkt der Leistung und an den Tag der Übermittlung. Für Leistungen aus 2026 nennt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG den 31. Dezember 2026 als Frist für Papier. Rechnest du Leistungen aus dem Dezember erst im Januar 2027 ab, klär vorher mit deinem Steuerbüro, welche Form dann gilt.

Die Frage kommt also seit dem Sommer 2026 in der Breite an, kurz vor dem Stichtag.

02Was schon heute für alle gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen brauchst du nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht.

Kann oder will ein Kunde eine E-Rechnung nicht annehmen, hat er keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Hast du die E-Rechnung ausgestellt und dich nachweislich um die Übermittlung bemüht, gilt deine Pflicht als erfüllt. Als Nachweis nennt das BMF etwa ein Sendeprotokoll.

Ein PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Es zählt wie Papier als „sonstige Rechnung“, weil ihm das strukturierte Format fehlt.

03Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, die ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Andere Formate wie EDIFACT gehen, wenn ihr sie vereinbart und alle Pflichtangaben vollständig auslesbar sind.

• Alle Pflichtangaben stehen im strukturierten Teil. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel auch nicht. Ergänzendes wie Stundennachweise darf als PDF-Anhang in der Datei mitlaufen.
• Bei ZUGFeRD zählen die Daten. Weichen strukturierter Teil und lesbares Bild voneinander ab, gilt der strukturierte Teil.
• Formatfehler machen aus der Datei eine sonstige Rechnung. Eine Validierung ist keine Voraussetzung, das BMF empfiehlt sie aber schon beim Erstellen. Den Prüfbericht aufzubewahren, bietet sich laut BMF als Nachweis an.

04Welche Rechnungen ausgenommen sind

Keine E-Rechnung brauchst du vor allem bei Rechnungen an Privatkunden und bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums nennt außerdem diese Fälle.

• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine

Für Arbeiten am Grundstück eines Privatkunden musst du eine Rechnung stellen, aber keine E-Rechnung. So regelt es § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG, mit einer Frist von sechs Monaten.

Für Barkäufe gibt es keine Sonderregel. Kaufst du im Baumarkt Material für über 250 Euro, muss der Händler dir nach seiner Übergangszeit eine E-Rechnung ausstellen. Als Weg nennt das BMF einen Kassenbeleg vor Ort und die E-Rechnung später per E-Mail. Rechnungen an Behörden laufen nach eigenen Regeln. An den Bund gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung, laut BMF ab 1.000 Euro.

05Was die Pflicht für Angebot, Auftrag und Rechnung heißt

Die Angaben für die E-Rechnung entstehen vor der Rechnung, im Angebot, im Auftrag oder auf der Baustelle. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 regelt, wie Leistungsbeschreibung, Bauleistungen, Abschläge, Rabatte und Berichtigungen darin stehen.

• Kunde. Ob ein Kunde Unternehmer ist, entscheidet über die Form. Die Finanzverwaltung beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, wenn du nicht wusstest und nicht erkennen konntest, dass der Kunde Unternehmer ist (Rn. 5). Maßstab ist die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns.
• Leistungsbeschreibung. Leistungsart, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Ort müssen im strukturierten Teil eindeutig stehen. Jedes Detail musst du dort nicht aufnehmen (Rn. 11 und 12).
• Bauleistungen. Im strukturierten Teil reichen derzeit die Gewerke mit ihren Summen. Das Leistungsverzeichnis gehört dann als lesbare Anlage in die Datei, mit eindeutigem Hinweis darauf (Rn. 14).
• Abschläge und Schlussrechnung. Abschlagsrechnungen vor deiner Pflicht müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung später kommen (Rn. 2). In der Schlussrechnung darfst du gezahlte Abschläge als Summe absetzen und die Einzelheiten im Freitextfeld nennen. Alternativ setzt du sie in einer eingebetteten Anlage ab, auf die der strukturierte Teil hinweist. Beides beanstandet das BMF bis zum 30. Juni 2030 nicht (Rn. 3, 4).
• Rabatte und Skonti. Im Voraus vereinbarte Minderungen gibst du an. Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Vereinbarung reicht, wenn du sie schnell vorlegen kannst (Rn. 15 und 16).
• Berichtigung. Gilt für dich die Pflicht, kommt auch die Korrektur als E-Rechnung (Rn. 20). Ein späteres Skonto braucht keine Berichtigung, ein geändertes Aufmaß in der Regel schon (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 51a, 51b).

06Empfang, Prüfung und Aufbewahrung

Eine empfangene E-Rechnung bewahrst du acht Jahre auf, und zwar grundsätzlich im Format, in dem sie kam. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Mindestens der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Speicherst du E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems, ist das umsatzsteuerlich laut BMF regelmäßig kein Verstoß. Für andere Zwecke verweist das BMF auf die GoBD, frag dazu dein Steuerbüro. Lesbar machen kannst du XRechnung und ZUGFeRD im E-Rechnungsviewer von ELSTER, einem unverbindlichen Dienst der Steuerverwaltung.

Ob Steuersatz, Leistung und Betrag stimmen, prüfst du trotz Validierung selbst. Den Vorsteuerabzug ziehst du dabei nur aus dem strukturierten Teil.

07Was passiert, wenn du die Frist verpasst

Wegen der falschen Form allein droht dir kein Bußgeld, das Risiko liegt beim Vorsteuerabzug deines Kunden. Eine Papier- oder PDF-Rechnung trotz Pflicht ist keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Rn. 28).

Für deinen Kunden ist sie dann aber keine ordnungsmäßige Rechnung, sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das BMF lässt den Abzug trotzdem zu, wenn die Voraussetzungen von Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE vorliegen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen Rechnung sei das regelmäßig der Fall. Einen Ablauf würden wir darauf nicht bauen.

08Prüfliste für deine Rechnungsstrecke

Prüf deine Rechnungsstrecke in dieser Reihenfolge, vom Angebot bis zum Archiv. Zur fertigen E-Rechnung führen nach unserer Einschätzung drei Wege. Der einfachste ist ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 exportiert. Arbeitest du schon mit einer Branchensoftware, prüf, ob sie diesen Export kann. Der dritte Weg führt über dein Steuerbüro, wenn es Rechnungen für dich erstellt oder versendet.

Fang mit dem Punkt an, der deinen Stichtag festlegt.

1. Stichtag klären. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt für dich 2027, sonst 2028.
2. Kunden einteilen. Halte je Kunde fest, ob er Unternehmer im Inland, Privatkunde oder Behörde ist. Hinterleg die Adresse für E-Rechnungen.
3. Ausgangsrechnung testen. Erzeug eine echte Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 und lass sie validieren.
4. Leistungsbeschreibung prüfen. Steht alles Steuerliche im strukturierten Teil? Bei Bauleistungen die Gewerke mit Summen, das Leistungsverzeichnis als Anlage.
5. Sonderfälle durchspielen. Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift, Berichtigung und Skonto je einmal vollständig.
6. Eingang regeln. Eine Adresse für Eingangsrechnungen, eine zuständige Person, ein Weg, die Datei lesbar zu machen.
7. Archiv prüfen. Originaldatei acht Jahre unverändert ablegen, den Prüfbericht dazu.
8. Übergänge zählen. Wo überträgt jemand Angaben von Hand zwischen Angebot, Auftrag, Aufmaß und Rechnung? Welche davon von selbst laufen können, steht im Beitrag zur Prozessautomatisierung.

Worauf du bei der Auswahl einer Branchensoftware achtest, steht im Beitrag zur Handwerkersoftware. Punkt 8 löst kein Format. Jede Übertragung von Hand ist eine Stelle, an der eine Pflichtangabe falsch werden kann. Wie ein Auftrag ohne solche Übertragungen bis zur Rechnung läuft und welche Fristen dabei gelten, steht im Beitrag zur Auftragsabwicklung.

09Häufige Missverständnisse

• „Ein PDF per Mail ist doch elektronisch.“ Seit 2025 zählt es als sonstige Rechnung, wie Papier.
• „Als Kleinunternehmer betrifft mich das nicht.“ Ausstellen musst du keine E-Rechnung, empfangen können musst du sie trotzdem.
• „Für den Empfang brauche ich neue Software.“ Ein E-Mail-Postfach genügt, zum Lesen gibt es den Viewer von ELSTER. Aufbewahren musst du trotzdem die Originaldatei.
• „Wer zu spät umstellt, zahlt ein Bußgeld.“ Wegen der falschen Form allein nicht, laut BMF ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Das Risiko liegt beim Vorsteuerabzug deines Kunden.

Liegt zwischen Angebot und Rechnung mehr Handarbeit als Formatfrage, schauen wir uns das in einer kostenlosen System-Analyse an. Das Gespräch dauert 15 Minuten. Löst schon ein Rechnungsprogramm dein Problem, raten wir dir dazu statt zu einem eigenen System.