Handwerkersoftware, wann sie reicht und wann dein Betrieb ein eigenes System braucht

01Was eine Handwerkersoftware abdeckt

Eine Handwerkersoftware führt die Büroarbeit eines Betriebs an einer Stelle, meist mit einer App für die Baustelle. Unter dem Begriff laufen drei Arten, reine Rechnungsprogramme, Handwerkersoftware mit App und Branchenlösungen für ein Gewerk. Was genau dazugehört, unterscheidet sich je Anbieter. Bei plancraft stehen auf der Preisseite Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, E-Rechnung und Nachkalkulation, dazu eine Plantafel als Zusatz. In der App kommen mobiles Aufmaß, Zeiterfassung, Chat und Baudokumentation dazu.

HERO führt neben Angeboten und Rechnungen auch Mahnwesen, Personalplanung, Zeiterfassung und eine digitale Plantafel auf. In den größeren Plänen kommen Lagerverwaltung und ein KI-Telefonassistent dazu. Beide Anbieter binden das Format DATANORM ein, plancraft ab dem Plan Pro.

Bezahlt wird je Nutzer und Monat, bei beiden Beispielen getrennt nach Büro und Baustelle. plancraft verlangt am 16. Oktober 2026 im kleinsten Plan 59,90 Euro im Monat bei jährlicher Vorauszahlung. Darin ist ein Nutzer im Büro enthalten, jeder mobile Nutzer kostet 19,90 Euro mehr. HERO nennt am selben Tag ab 69 Euro im Monat mit einer Lizenz, jede weitere App-Lizenz kostet ab 22 Euro. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.

Für Kleinbetriebe haben beide Anbieter Einstiegspläne. plancraft nennt seinen kleinsten Plan ideal für Einzelunternehmen und kleine Betriebe, HERO seinen für Betriebe mit bis zu fünf Mitarbeitenden. Eine dauerhaft kostenlose Handwerkersoftware nennen beide Preisseiten nicht, wohl aber einen kostenlosen Test.

02Wo Handwerkersoftware im Betriebsalltag an Grenzen stößt

Handwerkersoftware stößt dort an Grenzen, wo dein Betrieb anders arbeitet als die Vorlage, nach der sie gebaut ist. Was dazu in diesem Abschnitt steht, ist unsere Einschätzung, keine Messung. Abgebildet ist, was die meisten Betriebe gemeinsam haben. Die Unterschiede liegen im Handwerk selten in der Rechnung, sondern auf dem Weg vom ersten Anruf bis zur Abnahme.

Am deutlichsten wird die Grenze, wenn ein Betrieb mehrere Gewerke unter einem Dach führt. Bei KOVA Montageservice nehmen vier Gewerke mit eigenen Schritten heute einen gemeinsamen Weg, beschrieben im Beitrag Auftragsabwicklung (Fallstudie, Stand Oktober 2026).

Bei Engels, einem Betrieb für Leckortung und Sanierung, standen Aufgaben und Projekte vorher nur auf Zetteln (Fallstudie Engels-OS). Wie viel davon eine Standardsoftware abgenommen hätte, zeigt die Fallstudie nicht.

Für das Telefon bieten Anbieter von Handwerkersoftware inzwischen selbst KI an, mehr dazu unter KI-Telefonassistent. Ob eine Lagerverwaltung auch Geräte führt, die über Wochen bei Kunden stehen, steht auf den Preisseiten nicht. Was eine Werkzeugverwaltung dafür können muss, steht im eigenen Beitrag.

03Wann die Software reicht und wann ein eigenes System

Handwerkersoftware reicht, solange die Unterschiede in deinem Betrieb klein sind und das Büro vor allem Ordnung braucht. Für einen Kleinbetrieb mit einem Gewerk ist das meist der Fall. Diese fünf Fragen zeigen, wo du stehst. Die Zuordnung in diesem Abschnitt ist unsere Einschätzung.

Stehen deine Antworten links, ist eine Handwerkersoftware die schnellere und günstigere Wahl. Stehen mehrere rechts, ordnet eine weitere Software nur einen Teil, und die Übergaben dazwischen bleiben Handarbeit.

Dazwischen liegen zwei Mittelwege. Du kannst den Standard um ein Zusatzwerkzeug oder eine Schnittstelle ergänzen, etwa für Geräte oder Telefon. Oder du suchst für dein Gewerk eine Branchenlösung, die dessen Schritte kennt. Gesucht wird etwa nach Lösungen für Elektro und SHK. Ob sie das wirklich tut, zeigt erst ein echtes Aufmaß im Test.

04Was eine Handwerkersoftware im Jahr kostet

Nach unserer Modellrechnung zahlt ein Betrieb mit einem Büro-Nutzer und sechs Monteuren rund 2.630 Euro im Jahr ohne Mehrwertsteuer bei plancraft. Wichtig ist, alle Monteure mitzuzählen, die die App brauchen.

Gegen diese Summe steht die Zeit, die neben der Software bleibt, also Suchen, Abtippen und Nachfragen. Was das bei dir ausmacht, rechnest du im Kostenrechner mit deinen Zahlen nach. Ein eigenes System kostet bei uns ein Bauprojekt plus Retainer, die Höhe steht erst nach der Analyse fest.

05Rechnungen an Privatkunden und Gewerbekunden

Führst du steuerpflichtige Arbeiten am Grundstück eines Privatkunden aus, musst du binnen sechs Monaten eine Rechnung stellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Auf die Rechnung gehört der Hinweis, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).

Für Gewerbekunden kommt die E-Rechnung. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen sie seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 1. Januar 2027, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2028. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Fristen und Formate stehen im Beitrag E-Rechnung ab 2027.

06Worauf du bei der Auswahl achtest

Prüf vor dem Kauf vor allem, ob die Software deine beiden Rechnungsarten erzeugt und ob du deine Daten vollständig herausbekommst. Diese acht Punkte gehören in jeden Test, als Frage an den Anbieter.

1. Zwei Rechnungsarten. E-Rechnung für Gewerbekunden, der Aufbewahrungshinweis für Privatkunden bei Arbeiten am Grundstück.
2. Datenexport. Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt deine Daten maschinell auswertbar verlangen, auch wenn sie beim Anbieter liegen (§ 147 Abs. 6 AO). Frag, wie du Kunden, Aufträge und Rechnungen herausbekommst, auch nach einer Kündigung.
3. Übergabe ans Steuerbüro. Gibt es eine Anbindung an DATEV, und ist sie im Plan enthalten?
4. Ausschreibungen. Arbeitest du mit Leistungsverzeichnissen, frag nach dem Import im GAEB-Format und in welchem Plan er steckt.
5. Auftragsverarbeitung. Liegen Kundendaten beim Anbieter, brauchst du einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin muss stehen, dass er am Ende alle personenbezogenen Daten nach deiner Wahl löscht oder zurückgibt.
6. Zeiterfassung. Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann, so das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022. Prüf, ob deine Monteure das auf der Baustelle wirklich bedienen.
7. Aufmaß je Gewerk. Nimm ein echtes Aufmaß aus jedem deiner Gewerke mit in den Test, nicht das Beispiel des Anbieters.
8. Preis beim Wachsen. Rechne mit allen Leuten, die eine Lizenz brauchen, und mit doppelt so vielen.

07Der Test mit einem echten Auftrag

Entscheide erst, wenn du weißt, was nach dem Test neben der Software übrig bleibt. Spiel dafür einen abgeschlossenen Auftrag aus dem letzten Monat vollständig durch, vom ersten Anruf bis zur Rechnung.

Notier jeden Schritt, der danach noch auf Papier, im Telefon oder im Kopf eines Kollegen bleibt. Ist die Liste kurz, nimm die Software. Stehen darauf die Dinge, die deinen Betrieb ausmachen, etwa eigene Abläufe je Gewerk, spricht das für ein eigenes System.

Seit meinem Studium habe ich mehr als 30 Unternehmen digital aufgestellt, vom Sanierungsbetrieb bis zum Montageservice. Bei den beiden Handwerksbetrieben in unseren Fallstudien lag der Engpass nach unserer Lesart nicht beim Schreiben der Rechnung. Er lag bei Anrufen, Geräten und Gewerken.

Ob ein eigenes System für deinen Betrieb passt, klären wir in einer kostenlosen System-Analyse in 15 Minuten. Reicht eine Handwerkersoftware, hörst du das von uns genauso. Wie Agenturen dieselbe Frage beantworten, steht im Beitrag Agentursoftware oder eigenes System.