Agentursoftware oder eigenes System, was zu deiner Agentur passt

01Was Agentursoftware abdeckt

Agentursoftware ist ein Programm, das Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung einer Agentur ganz oder in Teilen an einer Stelle führt. Unter dem Begriff laufen aber sehr verschiedene Programme. MOCO etwa verbindet laut Preisliste Angebote, Projektcontrolling, Zeiterfassung und Abrechnung. Dazu kommen vorbereitende Buchhaltung und eine Anbindung an DATEV. Andere setzen den Schwerpunkt auf Projekte, Zeiterfassung und Kapazitätsplanung, etwa awork. Rechnungsstellung führt awork auf seiner Preisseite nicht auf.

Bezahlt wird meist je Nutzer und Monat. MOCO nennt am 16. Oktober 2026 15 oder 21 Euro je Nutzer und Monat, ab 25 Nutzern auch einen Plan für 24 Euro. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Je nach Plan kommen Leads, Kapazitätsplanung oder Rechnungseingang dazu.

Für den Standard spricht viel. Du kannst sofort starten, oft nach einer kostenlosen Testphase. Pflege und Updates übernimmt der Anbieter. Und der Ablauf darin ist bei vielen Agenturen erprobt.

02Wo Agentursoftware endet

Agentursoftware endet dort, wo deine Agentur anders arbeitet als die meisten. Sie wird einmal gebaut und an viele Agenturen verkauft, also bildet sie ab, was alle gemeinsam haben. Bei Agenturen mit Videoarbeit fällt meist die Produktion heraus, also Rohmaterial, Schnittfassungen, Freigaben und Lieferung.

Was nicht hineinpasst, läuft daneben weiter. In einer Tabelle, in einem Ordner, im Postfach. Die Verbindung zwischen diesen Inseln bist dann du oder dein Team. Jede Übergabe passiert von Hand, und an jeder geht etwas verloren.

Eine Agentursoftware hätte bei Amro Media Projekte und Stunden ordnen können. Der Engpass lag aber zwischen Aufnahme, Schnitt und Freigabe. Genau dort hätte weiter jemand von Hand übertragen. Die ganze Fallstudie Amro Media zeigt den Ablauf vorher und nachher.

03Wann Agentursoftware reicht

Agentursoftware reicht, wenn diese Punkte auf deine Agentur zutreffen.

• Dein Ablauf folgt dem üblichen Weg von Angebot über Projekt und Zeiten bis zur Rechnung.
• Dir fehlt vor allem ein Ort, an dem Projekte und Stunden zusammenlaufen.
• Deine Produktion läuft in den Programmen, die du schon hast, und läuft dort gut.
• Was neben der Software bleibt, sind einzelne Handgriffe und keine täglichen Übergaben.

Dann nimm den Standard. Ein eigenes System wäre hier mehr Aufwand, als es zurückgibt.

04Wann ein eigenes System sinnvoll wird

Ein eigenes System wird sinnvoll, wenn mehr als einer dieser Punkte zutrifft.

• Dieselbe Angabe wird in mehreren Programmen gepflegt, und eins davon ist fast immer veraltet.
• Den Stand eines Kunden sieht nur, wer mehrere Programme nacheinander öffnet.
• Der Engpass liegt in der Produktion, bei Übergaben und Freigaben, nicht in der Zeiterfassung.
• Jede Frage im Team landet bei dir, weil die Antwort nur in deinem Kopf liegt.
• Für mehr Kunden bräuchtest du mehr Leute, obwohl die Arbeit je Kunde gleich bleibt.

Dann greifen bei dir mehrere Bereiche ineinander. Eine weitere Software ordnet nur einen Teil davon, die Übergaben dazwischen bleiben.

Wie das System aufgebaut ist, zeigt die Fallstudie Lokale Mitarbeiter.

05Was die Software wirklich kostet

Die Lizenz ist der sichtbarste Posten einer Agentursoftware, in unserer Modellrechnung unten aber der kleinste. Dort ist die Arbeit teurer, die neben der Software übrig bleibt.

Wie viel Arbeit daneben bei dir anfällt, rechnest du im Kostenrechner mit deinen eigenen Zahlen nach. Vergleich danach beide Seiten vollständig. Auf der einen stehen Lizenz und die Arbeit, die neben der Software bleibt. Auf der anderen stehen Bau, laufende Kosten und die Arbeit, die dann noch bleibt. Entscheidend ist, welche Lösung die Arbeit daneben stärker senkt und was sie dafür kostet.

Ein eigenes System kostet anders. Bei uns ist der Bau ein Projekt, Betrieb und Weiterentwicklung laufen über einen Retainer. Wie hoch beides ausfällt, hängt vor allem davon ab, wie viele Bereiche das System abbilden muss. Eine Zahl nennen wir deshalb erst nach der Analyse. Das fertige System gehört deinem Unternehmen.

06E-Rechnung und Datenschutz, was für jede Lösung gilt

Ob Standard oder eigenes System, bei Rechnungen gelten dieselben Regeln. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium schon ein E-Mail-Postfach.

Beim Ausstellen läuft die Übergangszeit aus. Bis Ende 2026 darfst du Rechnungen an Unternehmen noch auf Papier stellen, als PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, gilt das bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Aufbewahren musst du Rechnungen acht Jahre, den strukturierten Teil unversehrt.

Dazu kommt der Datenschutz. Liegen Kundendaten bei einem Anbieter, verarbeitet er sie in deinem Auftrag. Dafür brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Er legt auch fest, dass der Anbieter am Ende alle personenbezogenen Daten nach deiner Wahl löscht oder zurückgibt.

Prüf vorher, in welcher Form du deine Daten wieder herausbekommst. Das gilt genauso für ein eigenes System, auch bei uns. Frag, wem Daten und System gehören und wie du beides mitnimmst.

07Worauf du bei der Auswahl achtest

Wählst du eine Agentursoftware, prüf vor allem diese sechs Punkte.

1. E-Rechnung. Erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1?
2. Auftragsverarbeitung. Bekommst du einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und wo liegen die Daten?
3. Datenexport. In welcher Form bekommst du Projekte, Zeiten und Rechnungen wieder heraus?
4. Buchhaltung. Gibt es eine Anbindung an das Programm deines Steuerbüros, etwa DATEV?
5. Preis beim Wachsen. Was kostet sie bei deiner heutigen Teamgröße und bei doppelt so vielen Nutzern?
6. Dein echter Ablauf. Läuft ein echter Auftrag in der Testphase vollständig durch, von der Anfrage bis zur Rechnung?

Was nach dem Test noch daneben läuft, ist die wichtigste Zahl für deine Entscheidung.

08Vier Wege und wo sie enden

Zu einem System führen vier Wege. So schätzen wir ihre Grenzen ein.

09So triffst du die Entscheidung

Entscheide erst, wenn du weißt, was neben der Software übrig bleibt. Dafür reichen fünf Schritte.

1. Abläufe aufschreiben. Von der Anfrage bis zur Rechnung, mit jeder Übergabe zwischen Menschen und Programmen.
2. Messen, was neben der Software läuft. Wie viele Stunden je Auftrag gehen in Suchen, Kopieren und Nachfragen? Wo wird dieselbe Angabe mehrfach gepflegt?
3. Den Standard testen. Nimm deinen echten Ablauf mit in die Testphase, nicht die Vorführung des Anbieters. Notier alles, was danach noch daneben läuft.
4. Den Rest bewerten. Bleibt wenig übrig, nimm den Standard. Ist es der Teil, der deine Agentur von anderen unterscheidet, spricht das für ein eigenes System.
5. Vorher sehen, was du bekommst. Lass dir vor dem Bau eine klickbare Vorschau zeigen, egal von wem.

In der Automobilzulieferung habe ich im Team eine Fertigungsstation vollautomatisiert, während im Büro desselben Werks alles von Hand lief. Seitdem messe ich einen Ablauf, bevor ich etwas dafür baue.

10Häufige Missverständnisse

• „Agentursoftware passt sich unserer Arbeitsweise an.“ Du kannst sie einstellen, aber nur in ihrem Rahmen. Meist passt sich das Team der Software an.
• „Wir verbinden einfach unsere Programme.“ Schnittstellen verbinden Werkzeuge, die nie füreinander gedacht waren. Ändert sich ein Ende, bricht oft das andere.
• „Ein eigenes System ist nur etwas für große Agenturen.“ Entscheidend ist nicht die Größe. Entscheidend ist, wie viele Bereiche ineinandergreifen.
• „Mehr Kunden heißt mehr Leute.“ Amro Media hat mit demselben Team die 20-fache Schnittkapazität. Der Hebel lag in den Übergaben, nicht in der Zahl der Cutter.

Ob ein eigenes System für deine Agentur passt, klären wir in einer kostenlosen System-Analyse in 15 Minuten. Wo einzelne Werkzeuge reichen, sagen wir dir das. Fünf gebaute Systeme mit Zahlen findest du in den Fallstudien.