Software für Personalvermittlung, was eine Vermittlung wirklich braucht

01Was eine Personalvermittlung an Software braucht

Eine Personalvermittlung braucht Software, die Bewerber, Kunden, offene Stellen und Abrechnung kennt und miteinander verknüpft. Der Unterschied zu einem Arbeitgeber liegt in der zweiten Seite. Ein Arbeitgeber stellt für sich selbst ein. Du vermittelst dieselben Menschen an verschiedene Unternehmen und lebst von beiden Seiten.

Die dritte Spalte entscheidet. Kannst du jede dieser Fragen an einer Stelle beantworten, ohne im Postfach zu suchen, passt deine Software.

Ein Satz zur Abgrenzung. Verleihst du Leute als Zeitarbeit, brauchst du nach § 1 AÜG eine Erlaubnis und andere Abläufe. Dieser Beitrag geht um Vermittlung.

02Was ein Bewerbermanagement-System abdeckt

Ein Bewerbermanagement-System ordnet Bewerbungen vom Eingang bis zur Zu- oder Absage. Typisch sind Stellenausschreibung, Ablage der Unterlagen, Bewertung im Team und Absagen per Vorlage. Für die Bewerberseite ist das viel Ordnung auf einmal.

Ein Teil der Programme auf der ersten Suchseite (16. Oktober 2026) ist auf Personalabteilungen zugeschnitten, die für das eigene Haus einstellen. Ob ein Programm deine Kundenseite mitdenkt, erkennst du an drei Punkten. Führt es Unternehmen als eigene Kunden mit Vertrag und Konditionen? Siehst du je Bewerber, welchem Kunden er wann vorgestellt wurde? Wird aus einer Einstellung eine Rechnung?

Fehlt das, läuft die Kundenseite daneben weiter. Die Akquise steht dann in einem CRM, die Vorstellungen stehen im Postfach und die Abrechnung in einer Tabelle.

03Wann ein Bewerbermanagement reicht

Nach unserer Einschätzung reicht ein Bewerbermanagement, wenn die Kundenseite klein und stabil ist. Diese Punkte sprechen dafür.

• Du arbeitest für wenige feste Kunden, neue Kunden kommen selten dazu.
• Bewerbungen kommen vor allem über Stellenanzeigen, die du im Programm ausschreibst.
• Rechnungen schreibst du selten, und dein Rechnungsprogramm reicht dafür.
• Eine Person hat alle laufenden Vorstellungen im Kopf, und das geht gut.

Trifft das zu, richte das Bewerbermanagement sauber ein und pflege die wenigen Kunden in einer einfachen Liste. Alles Weitere wäre zu früh.

Dazwischen gibt es einen Mittelweg. Bewerbermanagement, CRM und Rechnungsprogramm bleiben getrennt und werden über eine Schnittstelle oder ein Workflow-Werkzeug verbunden. Welche Übergaben sich so automatisieren lassen, steht im Beitrag Prozessautomatisierung.

04Wann eine Software für Vermittler reicht

Eine Software für Vermittler reicht, wenn sie Bewerber und Kunden gemeinsam führt und dein Ablauf in ihren Rahmen passt. Solche Programme verbinden Bewerbermanagement und Kunden-CRM. Ein Anbieter beschreibt sein Programm als Bewerbermanagement und Kundenverwaltung in einem. Dazu kommen dort das Auslesen von Lebensläufen und das Veröffentlichen von Stellen auf vielen Portalen auf einmal.

Abgerechnet wird in beiden Beispielen unten je Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung günstiger. Die Grenzen liegen je nach Anbieter an verschiedenen Stellen. Zwei Preisseiten vom 16. Oktober 2026 zeigen das, ohne Rangfolge.

• Ein Programm für Recruiting-Agenturen nennt im kleinsten Plan 15 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Monatlich sind es 19 US-Dollar. Der Plan ist auf 15 Stellen und 10.000 Bewerber begrenzt. Die Preise gelten ohne Steuern, außerhalb Singapurs berechnet der Anbieter keine.
• Derselbe Anbieter mit Bewerbermanagement und CRM wie oben nennt im kleinsten Plan 95 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Das Veröffentlichen auf Portalen verbraucht dort Guthaben, ein Teil davon ist enthalten. Ob Steuern dazukommen, sagt die Preisseite nicht.

Prüf vor allem, ob die Software deine Abrechnung abbildet. Und ob sie Löschfristen je Bewerber führt, denn genau dort beginnt die Arbeit, die sonst von Hand bleibt.

05Wann Bewerber, Kunden und Abrechnung in ein System gehören

Bewerber, Kunden und Abrechnung gehören in ein System, sobald dieselbe Angabe an mehreren Stellen gepflegt wird. Dieses System kann eine fertige Software für Vermittler sein. Ein eigenes ist eine Option, wenn deine Abläufe darin nicht aufgehen, etwa bei Förderungen, eigenen Verträgen oder Werbung für Stellen. Was Bau und Betrieb dann bedeuten, steht im Beitrag Software entwickeln lassen. Bei einer Vermittlung zeigt sich das meist an diesen Stellen.

• Ein Bewerber steht im Bewerbermanagement, in der Mail an den Kunden und in der Tabelle für die Abrechnung.
• Wer welchem Kunden wen vorgestellt hat, weiß nur das Postfach.
• Einstellungen werden von Hand in Rechnungen übertragen, und niemand sieht auf einen Blick, ob eine fehlt.
• Werbung für Stellen, Akquise neuer Kunden und Vermittlung laufen in getrennten Programmen.
• Löschfristen prüfst du von Hand oder gar nicht.

Wie die Kundenseite bei Lokale Mitarbeiter aufgebaut ist, steht im Beitrag CRM für kleine Unternehmen.

06Wie lange du Bewerberdaten speichern darfst

Bewerberdaten darfst du nur so lange speichern, wie du sie für den Zweck brauchst. Das folgt aus der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO. Eine feste gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Sind die Daten für den Zweck nicht mehr notwendig, musst du sie nach Art. 17 Abs. 1 Buchst. a unverzüglich löschen.

Eine Ausnahme gilt, soweit du die Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchst (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e). Bei Bewerbungen ist das vor allem das AGG. Ein abgelehnter Bewerber muss Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen. Die Frist beginnt mit dem Zugang der Ablehnung. Danach bleiben ihm laut § 61b ArbGG drei Monate für eine Klage auf Entschädigung.

Wie lange das in der Praxis heißt, sehen die Datenschutzbehörden nicht einheitlich. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hält in seinen Antworten auf häufige Fragen höchstens sechs Monate ab Zugang der Ablehnung für zulässig. Der Landesbeauftragte in Niedersachsen schreibt in seinen Hinweisen (Stand Juli 2026), dort gebe es weder gesetzliche Aufbewahrungs- noch Löschfristen. Die Unterlagen seien bis zum Ablauf möglicher Klagefristen aufzubewahren. Zuständig für private Vermittlungen ist nach § 40 BDSG die Datenschutzbehörde deines Bundeslandes.

Die Ansprüche nach § 15 AGG richten sich gegen den Arbeitgeber. Halte deshalb mit jedem Kunden fest, wer welche Unterlagen wie lange aufbewahrt. Willst du Bewerber für spätere Stellen im Pool behalten, geht das nach dem Landesbeauftragten in Niedersachsen mit einer informierten Einwilligung. Zweck und Zeitraum sollen dabei klar begrenzt sein.

Zwei weitere Pflichten betreffen die Software direkt. Nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO nennst du Bewerbern bei der Erhebung die Speicherdauer oder die Kriterien dafür. Nach Art. 30 Abs. 1 Buchst. f gehören die Löschfristen wenn möglich ins Verzeichnis der Verarbeitung. Ein System, das je Bewerber ein Löschdatum führt und daran erinnert, hilft dir dabei.

07Rechnungen und Vermittlungsverträge mit Bewerbern

Rechnungen bewahrst du als Buchungsbelege acht Jahre auf, Verträge mit zahlenden Bewerbern regelt § 296 SGB III. Beides hat Folgen für die Software.

Honorarrechnungen nennen meist den vermittelten Bewerber. Als Buchungsbelege bewahrst du sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf, als Kaufmann ebenso nach § 257 Abs. 4 HGB. Trenn deshalb Bewerberakte und Rechnungsbeleg, damit du die Akte löschen kannst, ohne den Beleg zu verlieren.

Lässt du dich von Arbeitsuchenden selbst bezahlen, gilt zusätzlich § 296 SGB III. Der Vermittlungsvertrag braucht die schriftliche Form und muss die Vergütung nennen. Den Inhalt teilst du der Person in Textform mit. Zahlen muss sie nur, wenn durch deine Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Vorschüsse darfst du nicht verlangen. Die Vergütung darf einschließlich Umsatzsteuer 2.000 Euro nicht übersteigen, außer bei einem Gutschein mit anderer Höhe oder einer Verordnung.

08So prüfst du eine Software für deine Vermittlung

Prüf jede Software mit einem echten Fall, von der Bewerbung bis zur bezahlten Rechnung. Diese sechs Fragen helfen dabei.

1. Zwei Seiten. Führt sie Bewerber und Kunden getrennt, aber miteinander verknüpft?
2. Vorstellungen. Siehst du je Bewerber, welchem Kunden er wann vorgestellt wurde?
3. Löschen und Aufbewahren. Führt sie je Bewerber Einwilligung und Löschdatum, und bleibt der Rechnungsbeleg erhalten, wenn die Bewerberakte gelöscht wird?
4. Abrechnung. Wird aus einer Einstellung eine Rechnung, ohne dass jemand abtippt, und als E-Rechnung? Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie an Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2028. Mehr dazu steht im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027.
5. Ort und Zugriff. Wo liegen die Lebensläufe, und wer im Team und beim Anbieter kann sie sehen? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO? Gehen Daten in ein Drittland, gelten zusätzlich die Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO.
6. Vertragsende. Löscht der Anbieter nach Art. 28 DSGVO am Ende alle Bewerberdaten oder gibt sie zurück, und in welcher Form?

Bleibt danach wenig neben der Software übrig, nimm sie. Bleibt die ganze Kundenseite übrig, spricht das für eine Software, in der beide Seiten zusammenlaufen. Wann ein Standard reicht und wann nicht, steht ausführlicher im Beitrag Agentursoftware oder eigenes System.

Welche der drei Lösungen zu deiner Vermittlung gehört, finden wir in der kostenlosen System-Analyse heraus, in 15 Minuten am Telefon. Reicht eine fertige Software für Vermittler, empfehlen wir dir genau die.