Software entwickeln lassen, Ablauf, Kosten und wem sie danach gehört

01Wie läuft es ab, eine Software entwickeln zu lassen?

Ein Entwicklungsprojekt für den eigenen Betrieb sollte in drei Abschnitten laufen, egal ob du es Individualsoftware, Web-App oder System nennst.

1. Verstehen. Wer macht was, wo liegen welche Angaben, wo hakt es? Am Ende steht fest, welche Bereiche die Software abdecken soll.
2. Sehen. Bevor gebaut wird, siehst du eine klickbare Vorschau. Dort fällt auf, was fehlt, solange eine Änderung noch einfach ist.
3. Bauen und übergeben. Gebaut wird in Abschnitten und getestet mit echten Fällen aus deinem Betrieb. Danach folgen Einführung, Einweisung und der laufende Betrieb.

Eine Software kannst du nicht nach einem Angebotstext beurteilen, du musst sie sehen. Deshalb ist der zweite Schritt der wichtigste, egal bei wem du baust.

02Was kostet es, eine Software entwickeln zu lassen?

Was eine Software kostet, ergibt sich aus Personentagen mal Tagessatz für den Bau plus den laufenden Kosten für den Betrieb je Monat. Wie viele Personentage es werden, treibt vor allem der Umfang. Diese Posten bestimmen ihn.

• Bereiche. Vertrieb, Projekte, Team, Lager oder Abrechnung, jeder Bereich bringt eigene Abläufe und Ansichten mit.
• Rollen und Rechte. Wer sieht was, wer darf was ändern? Fünf Rollen sind mehr Arbeit als eine.
• Sonderwege. Jede Ausnahme, die bleiben soll, wird mitgebaut. Wer Sonderwege vorher zusammenlegt, baut weniger.
• Anbindungen. Buchhaltung, Kalender, Telefon oder Plattformen, mit denen Daten fließen sollen.
• Datenübernahme. Alte Listen und Programme müssen sauber ins neue System.
• Betrieb und Weiterentwicklung. Server, Sicherungen, Pflege und neue Wünsche nach dem Start.

Soll es zusätzlich eine App fürs Handy geben, kommt sie als eigener Teil dazu. Wie viele Bereiche ein gebautes System haben kann, zeigt der Beitrag zur Auftragsabwicklung.

Bezahlt wird meist auf eine von zwei Arten. Beim Festpreis steht der Preis für ein beschriebenes Ergebnis vorher fest, das passt zum Werkvertrag. Bei Abrechnung nach Aufwand zahlst du die geleisteten Tage oder Stunden, das passt eher zum Dienstvertrag. Was das für Abnahme und Mängel heißt, steht im nächsten Abschnitt.

Unser eigenes Modell trennt beides, ein Projektpreis für den Bau und ein Retainer für Betrieb und Weiterentwicklung. Die Höhe richtet sich nach der Zahl der Bereiche. Einen Betrag nennen wir deshalb erst nach der Analyse, jede Zahl vorher wäre geraten.

Vergleich den Preis für den Bau mit dem, was dich die Arbeit von Hand heute kostet. Das rechnest du im Kostenrechner mit deinen eigenen Zahlen nach.

03Werkvertrag oder Dienstvertrag

Ob du ein fertiges Ergebnis kaufst oder Arbeitszeit, entscheidet der Vertragstyp, und davon hängt ab, ob es eine Abnahme gibt. Das Bürgerliche Gesetzbuch unterscheidet beide klar.

• Werkvertrag (§ 631 BGB). Der Entwickler schuldet die Herstellung des versprochenen Werkes, also einen Erfolg. Du zahlst die vereinbarte Vergütung.
• Dienstvertrag (§ 611 BGB). Der Entwickler schuldet die versprochenen Dienste, also Arbeit. Ein bestimmtes Ergebnis ist nicht geschuldet.

Beim Werkvertrag musst du das vertragsgemäß hergestellte Werk abnehmen, wegen unwesentlicher Mängel darfst du das nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Fällig wird die Vergütung bei der Abnahme (§ 641 Abs. 1 BGB). Ist das Werk mangelhaft, kannst du etwa Nacherfüllung verlangen oder die Vergütung mindern (§ 634 BGB). Beschreib deshalb vorher genau, was das Ergebnis ist, sonst streitet ihr bei der Abnahme darüber.

Setzt dir der Entwickler nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme, gilt das Werk nach deren Ablauf als abgenommen. Das gilt, wenn du die Abnahme nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hast (§ 640 Abs. 2 BGB). Prüf also rechtzeitig, und zwar mit echten Fällen aus deinem Betrieb.

Beim Dienstvertrag gibt es keine Abnahme. Die Mängelrechte aus § 634 BGB gehören zum Werkvertrag und greifen hier nicht. Umso wichtiger ist, dass du Zwischenstände regelmäßig siehst und selbst prüfst.

04Wem die Software danach gehört

Die Rechte an einer Software liegen erst einmal bei denen, die sie programmiert haben. Du bekommst so viel, wie der Vertrag dir einräumt. Das Urheberrechtsgesetz regelt das in wenigen Paragrafen.

• Was geschützt ist. Computerprogramme sind in jeder Gestalt geschützt, einschließlich des Entwurfsmaterials (§ 69a Abs. 1 UrhG). Voraussetzung ist, dass sie das Ergebnis einer eigenen geistigen Schöpfung sind (§ 69a Abs. 3 UrhG). Ideen und Grundsätze dahinter sind nicht geschützt (§ 69a Abs. 2 UrhG).
• Wer die Rechte hat. Urheber ist, wer das Werk schafft (§ 7 UrhG). Schreibt ein Angestellter ein Programm bei der Arbeit, hat der Arbeitgeber alle wirtschaftlichen Rechte, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 69b UrhG).
• Was du bekommst. Ein Nutzungsrecht, entweder einfach, also neben anderen, oder ausschließlich, also unter Ausschluss aller anderen (§ 31 Abs. 1 bis 3 UrhG).

Baut eine fremde Firma deine Software, programmieren meist deren Angestellte. Die wirtschaftlichen Rechte liegen dann bei dieser Firma, du bekommst Nutzungsrechte. Arbeiten freie Entwickler mit, liegen die Rechte erst einmal bei ihnen (§ 7 UrhG). Lass dir zusichern, dass dein Anbieter alle Rechte weitergeben darf.

Steht im Vertrag nicht ausdrücklich, welche Rechte du bekommst, entscheidet der Zweck des Vertrags (§ 31 Abs. 5 UrhG). Darauf solltest du dich nicht verlassen. Wichtig wird das, wenn jemand anderes die Software später ändern soll. Bearbeiten und umarbeiten darf nur der Rechtsinhaber oder wem er es gestattet (§ 69c Nr. 2 UrhG).

Ohne eigene Vereinbarung bleibt dir dafür vor allem, was die bestimmungsgemäße Nutzung erfordert, etwa Fehler zu berichtigen (§ 69d Abs. 1 UrhG). Für Weiterentwicklungen hängst du dann am ursprünglichen Entwickler.

Was in den Vertrag gehört

Diese sieben Punkte gehören in jeden Vertrag über die Entwicklung einer Software.

1. Art des Nutzungsrechts. Einfach oder ausschließlich, und ohne zeitliche oder räumliche Grenze?
2. Bearbeitung. Darfst du die Software selbst oder durch andere ändern lassen?
3. Rechtekette. Darf dein Anbieter alle Rechte weitergeben, auch die von freien Entwicklern?
4. Quellcode und Dokumentation. Bekommst du beides, und in welcher Form?
5. Daten. In welchem Format bekommst du deine Daten jederzeit heraus?
6. Betrieb. Wo läuft die Software, wer hat Zugang, wer sichert?
7. Trennung. Was passiert mit Rechten, Code und Daten, wenn ihr nicht mehr zusammenarbeitet?

Das gilt für jeden Entwickler, auch für uns. Frag vor dem Bau, wem Software und Daten gehören und was du bei einer Trennung mitnimmst.

05Wann Standardsoftware oder Low-Code die bessere Wahl ist

Standardsoftware oder Low-Code sind die bessere Wahl, wenn dein Ablauf dem üblichen folgt oder nur ein kleiner, klar umrissener Teil fehlt. Low-Code- und No-Code-Plattformen sind Baukästen, mit denen du Anwendungen aus fertigen Bausteinen zusammensetzt, mit wenig oder ganz ohne Programmieren.

Nach unserer Einschätzung gibt es vier Wege.

Branchensoftware für Betriebe beschreibt der Beitrag zur Handwerkersoftware, für Agenturen der zur Agentursoftware. Wie Workflow-Werkzeuge abrechnen und wann sie reichen, steht im Beitrag zur Prozessautomatisierung. Oft ist eine Mischung richtig. Buchhaltung und Lohn laufen dann im Standard, eigene Software gibt es nur für den Teil, der deinen Betrieb unterscheidet.

06So gehst du vor

1. Abläufe aufschreiben und messen. Wie viele Stunden gehen heute in Suchen, Übertragen und Nachfragen?
2. Standard und Low-Code ehrlich prüfen. Teste mit einem echten Auftrag, nicht mit einer Vorführung.
3. Angebote vergleichen. Ob Softwarehaus, Freelancer oder eigener Entwickler, stell allen dieselben drei Fragen. Wer betreibt und pflegt die Software nach dem Start? Welche Rechte und welchen Quellcode bekommst du? Was passiert, wenn die Person oder Firma ausfällt?
4. Eine Vorschau verlangen. Sieh die Software, bevor gebaut wird.
5. Den Vertrag prüfen. Vertragstyp, Abnahme, Nutzungsrechte, Rechtekette, Quellcode und Daten.
6. Mit einem Bereich anfangen. Weitere Bereiche kommen dazu, wenn der erste trägt.

Wo bei dir Standard reicht und wo sich eigene Software rechnet, gehen wir in einer kostenlosen System-Analyse von 15 Minuten durch.